Когда все идет не по плану: как не сорвать форум и сохранить лицо
С 18 по 21 июня 2025 года в Санкт-Петербурге прошел Петербургский международный экономический форум (ПМЭФ) — главное деловое событие года в России. Он собрал более 20 тысяч участников: представителей власти, бизнеса, науки и медиа. За четыре дня — десятки площадок, сотни спикеров и тысячи организационных узлов. В условиях такого масштаба всегда есть вероятность, что что-то пойдет не по сценарию — трансляция упадет, спикер не прилетит, техника откажет.
Как справляться с такими вызовами? Как не позволить форс-мажору перерасти в репутационный кризис? Об этом мы поговорили с Яниной Агаповичевой — event-проект-менеджером с более чем десятилетним опытом организации крупных международных форумов, научных и деловых конференций. За ее плечами — мероприятия с числом участников до 15 тысяч человек в России и странах Европы.
В интервью Янина рассказала о пяти ключевых принципах антикризисного управления и поделилась реальными кейсами из своей практики.
«Мы всегда идем по сценарию. Только каждый раз он новый»
— Янина, насколько часто случаются нестандартные, кризисные ситуации на международных мероприятиях?
Янина Агаповичева: Почти всегда. Чем сложнее проект — тем выше вероятность отклонений. Площадка, техника, перелеты, логистика, иностранные участники, языковые и культурные различия — всё это потенциальные точки риска. Идеальных мероприятий не бывает, но к сбоям можно быть готовым. Главное — не то, случится ли форс-мажор, а насколько ты к нему готов. Конференция — это живой организм, и ты должен быть в форме, чтобы справиться с любой «лихорадкой».
Принцип 1. Оперативность и самообладание
— Что должно происходить в первые минуты после возникновения кризисной ситуации?
Янина Агаповичева: Первое — сохранять спокойствие. Это не красивая фраза, а жесткая необходимость. У организатора есть буквально полминуты, чтобы собраться, и около минуты, чтобы начать действовать. Паника — это вирус, который моментально заражает команду и участников. Мы заранее назначаем ответственного за экстренное реагирование, используем таймеры и приоритетные чек-листы: например, что делать в первые пять минут при падении трансляции. Даже если ты не знаешь, как решить проблему, важно не замирать. Признаешь сбой, берешь на себя ответственность, начинаешь движение — и команда подхватывает.
Принцип 2. Альтернативные сценарии: план B, C и даже D
— Как минимизировать ущерб, если не приехал спикер или отказала аппаратура?
Янина Агаповичева: Нужно изначально считать такие случаи не форс-мажором, а частью нормы. Для каждого важного элемента — спикера, оборудования, логистики — мы продумываем альтернативу. У нас всегда есть резервная техника, дублирующий персонал, запасной тайминг. Например, если спикер не может прилететь, у нас готова опция онлайн-подключения или заранее записанное видео. Был случай: лекция сорвалась из-за отмены рейса, и мы прямо в зале устроили живую дискуссию с другими экспертами. Публика даже не поняла, что изначально должно было быть иначе.
Принцип 3. Коммуникация — главное оружие
— Как важно взаимодействовать с участниками и командой во время ЧП?
Янина Агаповичева: Это критично. Даже плохую новость участники примут спокойно, если им объяснить, что происходит. А вот молчание — сигнал тревоги. Мы всегда заранее настраиваем экстренные чаты внутри команды и обозначаем, кто, кому и как должен сообщать о происходящем. С участниками работаем через push-уведомления, ботов, сообщения на экранах, голосовые объявления. Например, если падает трансляция, мы сразу сообщаем: «Технический сбой. Через 10 минут запустим резервную систему. Спасибо за терпение». Это снимает напряжение, возвращает доверие.
Принцип 4. Гибкость и децентрализация управления
— Кто должен принимать решения в момент кризиса?
Янина Агаповичева: Ошибочно думать, что всё должен решать один человек. Централизованная модель замедляет процесс. Поэтому мы заранее делим зоны ответственности: сцена, трансфер, техника, кейтеринг. У каждого координатора есть полномочия действовать на месте — в рамках понятных сценариев. Мы обучаем команду до мероприятия: кто за что отвечает, при каком условии можно принимать решение без подтверждения. Это позволяет устранять проблемы до того, как они перерастают в кризис.
Принцип 5. Разбор и база знаний
— Что происходит после завершения форума?
Янина Агаповичева: Кризис — это не конец, а начало анализа. После каждого мероприятия мы проводим разбор: что произошло, как сработала команда, где были уязвимости. Заводим «журнал ошибок» — фиксируем инциденты, причины, действия и результаты. Потом на их основе корректируем инструкции и сценарии. Это живая база знаний, которая постоянно обновляется. Она позволяет из каждого сбоя сделать улучшение на будущее.
«Участники не знают, как должно быть — и это наше преимущество»
— Бывает ли, что сбой можно обыграть так, что никто ничего не заметит?
Янина Агаповичева: Абсолютно. И это — высший уровень. Участники не держат в руках сценарий. Если уверенно подаешь изменения — они воспринимаются как часть программы. Например, спикер опаздывает — мы переставляем темы: «Логично продолжим дискуссией, вытекающей из предыдущей». Пауза из-за техники? «У нас сейчас отличная возможность пообщаться». Иногда даже выигрываем: нет сувениров — говорим, что будет интрига в финале. Упала трансляция — превращаем это в «эксклюзивный формат» только для тех, кто в зале. Главное — уверенность и внутренний контроль. Если вы не растерялись — публика тоже спокойна.
— Ваш личный принцип в таких ситуациях?
Янина Агаповичева: Никогда не поддаваться панике. Паника — это то, что действительно мешает. А спокойствие, даже в сложной ситуации, заражает остальных. Если команда видит, что вы держите ситуацию — она справляется. Даже если на бэкстейдже всё горит.
Василий Черный
