Эксперт по оптимизации Елена Макушина рассказала, как сокращать расходы в условиях неопределенности

Елена Макушина более 12 лет работала в ведущих компаниях страны в гостиничном секторе, страховании, розничной торговли. В какой-то момент она заметила, что экономия на всем, к которой часто прибегает бизнес, оказывается неэффективной.

«Я неоднократно сталкивалась с тем, что классические подходы к оптимизации такие, как сокращение персонала, урезание статей бюджета или жесткий контроль закупок, дают краткосрочный эффект, поскольку не затрагивают системные причины неэффективности и нередко снижают качество бизнес-процессов», - вспоминает Елена Макушина. Она тщательно стала изучать процессы, итогом стало создание авторской методики оптимизации расходов, основанной на  системном подходе, глубоком анализе, ориентированности на долгосрочное планирование и поддержание высокого уровня эффективности.

«Оптимизацию я рассматриваю не как сокращение, а трансформацию всех подразделений. Благодаря такому подходу компании, с которыми я работала, смогли не только снизить расходы на 10-20%, но и повысить эффективность бизнес-процессов, улучшить управляемость и ускорить принятие решений», - рассказывает Елена Макушина.

В частности, эксперт применяет авторский подход к оценкам расходов компаний, когда в первую очередь берется во внимание стратегическая значимость каждой позиции, как она влияет на ключевые бизнес-цели.

Также изучается функциональная нагрузка, на этом этапе можно выявить, дублируют ли расходы друг друга.

«Чтобы выявить неэффективные или дублирующие расходы, я анализирую не только цифры, но и взаимосвязи между различными статьями бюджета. Например, если затраты на аутсорсинговые услуги растут параллельно с увеличением собственного штата, то это сигнал к проверке функционального пересечения обязанностей. Аналогично, рост расходов на рекламу и маркетинг при неизменных объемах продаж может указывать на нерациональное использование каналов продвижения», - приводит пример эксперт.

Одновременно Елена Макушина предлагает оценивать потенциал автоматизации и цифровизации: можно ли заменить часть операций электронными решениями без потери качества.

При проведении анализа эксперт советует следовать единой логике, собирать и структурировать бухгалтерские и управленческие данные, классифицировать расходы по типу влияния, выстраивать аналитические коэффициенты по оборачиваемости, доли постоянных расходов, рентабельности по каждому направлению.

«Меня часто спрашивают, как понять, что та или иная позиция неэффективна. Я всегда отвечаю, что если траты по ней растут быстрее, чем доходы, для обеспечения которых эти вложения предназначены, то это — первый признак того, что данные расходы не приносят пользу компании», - поясняет Елена Макушина

Авторская методика для оценки эффективности предполагает формирование системы KPI, где отражается, какие затраты подлежат оптимизации, что требует пересмотра, а что нужно сохранять.

Несмотря на то, что методика Елены Макушиной универсальна, ее можно использовать, как в HoReCa, так и в финансовом секторе, ИТ и торговле, разработчица подчеркивает, что весь этот набор механизмов является основой. При внедрении методику необходимо индивидуализировать под конкретный бизнес, поскольку каждая компания имеет свою структуру, специфику и корпоративную культуру.

К цифровым инструментам для аналитики и управления компаниями Елена Макушина относится позитивно, главное, чтобы эти механизмы компании действительно использовали.

«Сегодня существует множество программ для создания отчетности, но часто компании ограничиваются созданием «красивых и правильных графиков», не задаваясь вопросом, что эти данные реально показывают и как их использовать для улучшения эффективности бизнеса. Я выбираю цифровые инструменты исходя из задач, которые они могут решить в компании», - говорит Елена Макушина и подчеркивает, что подходящие цифровые инструменты для каждой компании будут свои. Главные критерии полезности — возможность объединять данные из разных источников и проводить аналитику в контексте того, как тот или иной процесс оказывает влияние на эффективность.

«Например, не просто фиксируется рост расходов на закупки, а проверяется, возник ли этот рост из-за увеличения объема, дублирующихся заказов или неэффективного распределения заказов у разных поставщиков», - поясняет Елена Макушина.

Цифровые инструменты помогают не только отслеживать показатели, но и моделировать сценарии, например, что будет, если сократить те или иные расходы, или где можно перераспределить ресурсы без потери качества.

Оптимизация — это не единоразовая история, когда компания сократила одну статью расходов и живет дальше. Авторская методика Елены Макушиной рассчитана на постоянное использование и интеграцию в повседневную работу всех подразделений компании.

«Разовые меры могут дать временный эффект, но без системного подхода расходы со временем снова начнут медленно и незаметно расти. Мой подход позволяет не только реагировать на перерасход, но и прогнозировать потенциальные зоны повышенных затрат еще до того, как они проявятся», - говорит эксперт и обращает внимание на то, что оптимизация не означает сворачивания инвестиций, более того, применение разработанного Еленой Макушиной подхода  помогает принимать обоснованные решения даже там, где реальная отдача еще не проявилась. Ключевой принцип заключается в оценке затрат и рисков через стратегические ценности проекта.

«Применение моей методики позволяет разделять текущие операционные расходы и долгосрочные инвестиционные затраты. Это важно, чтобы экономия не шла за счет перспективного развития. Даже без мгновенной отдачи можно видеть, какие инвестиции имеют высокий потенциал и где нужен дополнительный контроль», - отмечает Елена Макушина и резюмирует, что такой подход не просто оптимизирует расходы, а делает инвестиции в инновации более управляемыми и прозрачными. Компания может вкладываться в перспективные направления, одновременно минимизируя ненужные траты и финансовые риски.

Василий Черный